Toimistosiivous tarjous: 7 asiaa jotka voivat maksaa | Moppa

Kun yritys pyytää toimistosiivouksen tarjousta Helsingissä, on helppo vertailla vain kuukausihintaa tai tuntihintaa. Todellinen kustannus syntyy kuitenkin usein siitä, mitä tarjouksessa ei kysytty tai kirjattu riittävän selvästi.

Nämä seitsemän kohtaa auttavat näkemään, onko siivoussopimus oikeasti vertailukelpoinen: kuka siivoaa, mitä siivotaan, kuka koordinoi palvelua, miten tarvikkeet hoidetaan ja mitä tapahtuu, kun toimiston arki ei mene suunnitellusti.

1. Onko tarjous tehty todellisen tilan ja käytön mukaan?

Toimistosiivouksen hinta ei synny yhdestä luvusta. Helsingissä toimistot voivat olla pieniä asiantuntijatoimistoja, jaettuja työtiloja, asiakastiloja tai usean kerroksen toimitiloja. Siksi oikea hinta riippuu erityisesti näistä tekijöistä:

• Tilan koko ja pohjaratkaisu: avotoimisto, neuvotteluhuoneet, keittiö, wc-tilat ja varastot vaikuttavat työaikaan.
• Käyntitiheys: päivittäinen, viikoittainen ja useamman kerran viikossa tehtävä siivous hinnoitellaan eri tavalla.
• Siivouksen kattavuus: lattiat, pölyjen pyyhintä, saniteettitilat, keittiö, roskat, lasipinnat ja lisätyöt kannattaa kirjata selvästi.
• Tarvikkeet ja aineet: sovitaan, käyttääkö palvelu asiakkaan tarvikkeita vai sisältyvätkö ne kokonaisuuteen.
• Kulku ja ajankohta: avaimet, hälytykset, iltasiivous ja taloyhtiön ohjeet vaikuttavat käytännön toteutukseen.

2. Vertailetko tuntihintaa vai oikeaa kuukausikokonaisuutta?

Pelkkä tuntihinta voi näyttää edulliselta, mutta se ei kerro, mitä työ oikeasti sisältää. Kaksi tarjousta voivat näyttää samanlaisilta, vaikka toisessa siivotaan keittiö, wc-tilat ja neuvotteluhuoneet joka käynnillä ja toisessa osa tehtävistä jää lisätyöksi.

Siksi yritykselle on usein järkevämpää vertailla siivoussopimuksen sisältöä ja kuukausihintaa. Kun tehtävät, tiheys ja vastuut on kirjattu, hinta on helpompi ymmärtää ja palvelun laatua on helpompi seurata.

3. Onko siivoussopimuksen sisältö kirjattu tarpeeksi tarkasti?

Hyvä sopimus tekee arjesta rauhallisemman. Se ei jätä yritystä arvaamaan, mitä kuuluu peruspalveluun ja mistä tulee erillinen lisäkulu.

• Siivottavat tilat: toimistohuoneet, avotilat, neuvotteluhuoneet, wc-tilat, keittiö, aula ja varastot.
• Tehtävälista: imurointi, moppaus, pölyjen pyyhintä, roskat, tasot, hanat, peilit ja kosketuspinnat.
• Käyntipäivät ja kellonajat: esimerkiksi ennen työpäivää, työpäivän jälkeen tai sovittuna ilta-aikana.
• Tarvikkeet: kuka hankkii paperit, saippuat, roskapussit, siivousaineet ja välineet.
• Pääsy tiloihin: avaimet, ovikoodit, hälytykset ja taloyhtiön tai kiinteistön käytännöt.
• Lisätyöt: ikkunoiden pesu, tekstiilipinnat, keittiökoneet, remontin jälkeinen siivous tai tapahtumien jälkityöt.

4. Kuka vastaa tarvikkeista ja arjen koordinoinnista?

Kyllä, jos yritys haluaa yksinkertaisemman mallin. Toimistosiivouksen yhteydessä voidaan sopia myös kulutustarvikkeista, siivousaineista, roskapusseista ja muista siivoukseen liittyvistä käytännön tarpeista. Se vähentää erillistä koordinointia ja tekee palvelusta helpommin hallittavan.

Sopimusasiakkaalle voidaan nimetä oma yhteyshenkilö, joka tuntee tilat, sovitun kattavuuden ja käytännön järjestelyt. Näin palautteet, lisäkäynnit, tarvikkeet ja muutokset eivät jää hajalle eri kanaviin, vaan siivoukseen liittyvä arjen hallinta pysyy yhdessä paikassa.

5. Mitä tapahtuu, kun tarvitset kiireellistä tai tapahtuman jälkeistä siivousta?

Hyvä toimistosiivouksen tarjous voi kattaa enemmän kuin perusrutiinin. Kun tarpeet sovitaan etukäteen, Moppa voi auttaa järjestämään myös siivoukseen liittyvää toimitilojen arjen hallintaa, jotta yrityksen ei tarvitse koordinoida jokaista pientä asiaa erikseen.

• Kiireellinen siivous: tuki yllättäviin tilanteisiin, kuten roiskeisiin, tavallista suurempaan sotkuun tai äkilliseen lisätarpeeseen, kun aikataulu sen mahdollistaa.
• Tapahtumasiivous: siivous asiakastilaisuuksien, henkilöstöpäivien, kokousten, juhlien tai muiden toimiston tapahtumien jälkeen.
• Tarvike- ja logistiikkakoordinointi: siivoukseen liittyvät aineet, välineet, roskapussit ja kulutustarvikkeet voidaan ottaa mukaan pakettiin sovitun mallin mukaan.
• Erikoistyöt: ikkunanpesu, mattopesu ja muut erilliset palvelut voidaan suunnitella osaksi kokonaisuutta tai kilpailuttaa erikseen, jos se on yritykselle järkevämpää.

Joskus ikkunanpesu, mattopesu tai muu erikoispalvelu voi olla kustannustehokkaampi hankkia erillisenä työnä kuin sitoa kaikki samaan kuukausipakettiin. Silloinkin siivouskumppanilta kannattaa kysyä, voiko se auttaa kokonaisuuden koordinoinnissa: mitä tehdään säännöllisesti, mitä tilataan tarpeen mukaan ja miten palvelut sovitetaan samaan toimitilaan ilman turhaa päällekkäisyyttä.

6. Onko erikoistyöt järkevää sisällyttää pakettiin vai hankkia erikseen?

Kaikkea ei aina kannata paketoida samaan kuukausihintaan. Ikkunanpesu, mattopesu, tekstiilipintojen puhdistus tai muut harvemmin tarvittavat työt voivat toimia paremmin erillisinä tilauksina. Tärkeintä on, että joku omistaa kokonaisuuden ja varmistaa, etteivät erikoistyöt jää viime hetken ongelmaksi.

7. Oletko antanut nykyisen sopimuksen vertailtavaksi?

Jos yrityksellä on jo siivoussopimus, paras tapa vertailla tarjouksia on näyttää nykyinen kattavuus. Silloin uusi tarjous ei perustu arvaukseen, vaan samoihin tai parempiin tehtäviin, käyntitiheyteen, tarvikkeisiin ja kulkujärjestelyihin.

Toimistosiivous eri puolilla Helsinkiä

Helsingissä toimistojen tarpeet vaihtelevat alueittain. Pasilassa ja Kalasatamassa korostuvat usein modernit monitoimitilat, Kampissa ja Ruoholahdessa asiakas- ja neuvottelutilat, kun taas Lauttasaaressa, Vallilassa ja Herttoniemessä palvelua tarvitaan paljon pieniin ja keskisuuriin yrityksiin.

Sijainti ei yksin ratkaise hintaa, mutta se auttaa suunnittelemaan käyntiaikataulun, logistiikan ja kulkujärjestelyt. Siksi paikallinen palvelu on erityisen hyödyllinen, kun siivouksen pitää toimia ilman jatkuvaa koordinointia.

Sama toimintamalli toimii myös muualla pääkaupunkiseudulla. Jos toimisto sijaitsee Helsingin ulkopuolella, katso myös toimistosiivous Espoossa, toimistosiivous Vantaalla ja toimistosiivous Kauniaisissa.

Miten Moppa valmistelee toimistosiivouksen tarjouksen?

Aloitamme käytännön tiedoista. Tarvitsemme yleensä tilan koon, käyntitiheyden, toivotut tehtävät, tarvikkeisiin liittyvät toiveet ja tiedon siitä, miten tiloihin pääsee.

Jos sopimus on laajempi tai nykyistä palvelua halutaan vertailla, sovimme mielellämme toimitilakäynnin. Sen jälkeen valmistamme tarjouksen, jossa näkyy selkeästi, mitä palvelu sisältää ja mikä on kuukausihinta.

Voit tutustua palveluun tarkemmin sivulla toimistosiivous Helsingissä, tai katsoa yleisen toimistosiivouksen palvelusivun.

Usein kysyttyä toimistosiivouksesta Helsingissä

Voiko nykyisen siivoussopimuksen lähettää vertailuun?

Kyllä. Voit lähettää nykyisen sopimuksen, palvelukuvauksen tai laskun meille. Mitä selvemmin kattavuus, käyntitiheys, tarvikkeet ja kulkujärjestelyt näkyvät, sitä paremmin tarjous on vertailukelpoinen.

Kuka yleensä hankkii siivoustarvikkeet?

Yrityssiivouksessa molemmat mallit ovat mahdollisia. Osa asiakkaista hankkii paperit, saippuat ja muut kulutustarvikkeet itse, osa haluaa sisällyttää ne kokonaisuuteen. Tärkeintä on sopia vastuu selvästi ennen aloitusta.

Tarvitaanko toimitilakäynti ennen tarjousta?

Pieniin toimistoihin arvio voidaan joskus tehdä etänä, jos tiedot ovat riittävät. Laajemmissa toimitiloissa käynti on usein järkevä, koska se vähentää väärinkäsityksiä ja auttaa tekemään realistisen kuukausihinnan.

Paras siivoussopimus ei ole vain halpa. Se on selkeä, toimiva ja mitoitettu juuri niihin tiloihin, joissa yrityksesi arki tapahtuu.